המדריך לארגון אירועים קטנים

אתם מחפשים דרכים לתכנן אירוע משפחתי קטן, או מבקשים ייעוץ בנושא תכנון האירוע שלכם? הגעתם למקום הנכון. אנחנו מציעים לכם כמה צעדים מומלצים שיעזרו לכם לארגן אירוע קטן ומוצלח מאוד.

לדוגמה:

– מבחינת המתנות שתעדיפו לקבל מהאורחים: אם אתם עומדים בפני ארגון אירוע לכבוד ברית המילה לתינוק שלכם שעומד להיכנס בבריתו של אברהם אבינו, או בריתה לתינוקת שהצטרפה זה עתה למשפחה – מן הסתם האורחים לא יגיעו בידיים ריקות. לכן, תוכלו לכוון את האורחים למתנות שיתאימו לכם. בחרו באתר קניות מקוון המתמקד במתנות ליולדת ולתינוק, וכוונו לשם את האורחים. כך תוכלו ליהנות ממתנות כמו: 

מארז דובי (קופסת פח מעוצבת עם משחה לתפרחת חיתולים, שמיכי, מגבות, שוקולד פרלינים ועוד) או בייבי ספא (מארז ובו מגבת כובע, שמיכה, סדינית לעגלה, שמפו לתינוקת ועוד).

– מבחינת המקום המתאים ביותר לצרכים שלכם: אם אתם מחפשים מקום לאירוע משפחתי קטן שישרה אווירה מיוחדת ואינטימית, תוכלו לבחור, למשל, באתר סוויטות בראש פינה, העיירה הגלילית, העתיקה והקסומה וליהנות מאירוע בנוף המופלא שמציע צפון הארץ.

אז איך מתחילים לארגן את האירוע הקטן שלכם?

1. להגדיר את היעדים ומטרות האירוע שלכם

השלב הראשון בארגון האירוע הוא קביעת המטרות. ראשית, התחילו בשאלה: מדוע אני מארגן את האירוע הזה ומה אני מקווה להשיג?

– אם מדובר באירוע ארגוני קטן, אתם בוודאי מכירים את יעדי המפתח של הארגון, כך שתוכלו להבטיח שכל חלק באירוע יותאם להשגת הצלחתם של יעדים אלה.

– אם מדובר בארגון יום הולדת משפחתי, נסו לארגן מסיבה שבעל השמחה ייהנה ממנה, ועם האנשים שהוא אוהב לבלות בחברתם.

2. הגדירו את התקציב שלכם

קבעו את תקציב האירוע שלכם. זה אחד הדברים החשובים ביותר בתכנון האירוע. הרבה רעיונות נהדרים נופלים בצד הדרך, כי התקציב לא נלקח בחשבון מלכתחילה. התקציב שלכם אמור לכלול כמה הוצאות קריטיות, כגון:

– מספר המוזמנים – כאשר אתם מחליטים לערוך אירוע קטן, ייתכן שההעדפה היא להזמין מספר קטן של אורחים, אבל לשרת אותם כיד המלך. אז מהי הבחירה שלכם? בנו את התקציב בהתאם לכך.

– בחירת האולם – תקצבו את עלות האולם לפני שתחתמו על ההסכם עם נציגי האולם.

– אוכל ושתיה – לפעמים, עדיף לבחור באולם שמציע לכם גם מטבח איכותי, תלוי בהשוואת המחירים שתערכו.

– בידור – בין אם מדובר ברמקולים, בתקליטן, או במתנפחים לילדים, וודאו שיש לכם מספיק כסף כדי לממן את הבידור שתשכרו לאירוע הקטן שלכם.

– תפאורה ופרחים – האם אתם מתכננים לקשט את המקום בכוחות עצמכם, או להיעזר במעצב מקצועי? אם תרצו לקשט את המקום בפרחים, יהיה עליכם לבדוק את הדברים מראש עם ספק פרחים שיוכל להיענות לצרכים המיוחדים שלכם. קביעת העלויות מראש תסייע לכם לקבוע מה אתם יכולים להרשות לעצמכם מבין כל הרעיונות שעומדים על הפרק.

– שיווק – במקרה של אירוע ארגוני, בין אם תחליטו לקדם את האירוע שלכם באמצעות פייסבוק או בשיטה המסורתית על ידי שליחת הזמנות בדואר או במייל, קחו בחשבון את העלויות והקצו שורה בתקציב לנושא השיווק.

– שונות – אפילו לאירוע המתוכנן ביותר, מאלף ועד תו, יש לפעמים עלויות נוספות. לכן חשוב להקציב בתקציב שורת הוצאות שתבטיח שלא תתפסו עם הוצאה לא צפויה שהיא מחוץ לתקציב שהגדרתם.

3. הזמינו את האולם וקבעו את תאריך האירוע

לאחר שתבחרו את האולם תוכלו גם לקבוע באופן סופי את תאריך האירוע שלכם. לכן, יש להשלים משימה זו מוקדם ככול האפשר. אלא אם כן מדובר בברית מילה, אירוע שבדרך כלל מופק ״מהיום למחר״ ודורש לבחור באולם שמסוגל להפיק עבורכם את האירוע בהתראה קצרה מאוד.

כשאתם קובעים את האירוע, תנו לעצמכם מספיק זמן כדי להספיק להתארגן. באופן אידיאלי, יהיה עליכם לתכנן במשך 6-4 חודשים מראש, אם לא יותר (תלוי באופי האירוע שלכם). קחו בחשבון את החגים והימנעו מקביעת האירוע בימים שבהם חלק מהאורחים שלכם לא יוכל להגיע (בגלל לימודים, עבודה וכדומה).

יש כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון כשאתם בוחרים מקום לאירוע והם:

– נגישות – האם יש במקום מעלית (במידת הצורך), האם יש מספיק חדרי שירותים לקהל האורחים שלכם?

– גודל – אירוע קטן של כ-50 איש זקוק לחלל שונה מאירוח של 500 איש. 

– חניה – האם יש מגרש חניה, או האם קל להגיע לאולם בתחבורה ציבורית?